Документы
 
Предыдущая статья Предыдущая статья Содержание номера Следующая статья Следующая статья

ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 6 декабря 2013 года № 354-П

Российская Федерация
    Республика Карелия
    ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ
    г. Петрозаводск
    О Регламенте работы в Единой системе электронного
    документооборота и делопроизводства «Дело»
    В целях обеспечения эффективного межведомственного информационного взаимодействия органов исполнительной власти Республики Карелия Правительство Республики Карелия постановляет:
    Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело».
    Глава Республики Карелия А.П. ХУДИЛАЙНЕН
    Утвержден постановлением
    Правительства Республики Карелия
    от 6 декабря 2013 года № 354-П
    РЕГЛАМЕНТ
    работы в Единой системе электронного документооборота
    и делопроизводства «Дело»
    Общие положения
    1. Настоящий Регламент устанавливает правила и порядок работы с документами в органах исполнительной власти Республики Карелия в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – ЕСЭДД), предназначенной для автоматизированной обработки документов, содержащих открытую информацию и включаемых в номенклатуру дел органов исполнительной власти Республики Карелия, за исключением документов, содержащих информацию, составляющую государственную тайну.
    Документы «Для служебного пользования» подлежат регистрации в ЕСЭДД без создания электронного документа.
    2. Работа с документами в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Карелия.
    Основные понятия
    3. Для целей настоящего Регламента используются следующие термины и понятия:
    1) администратор – орган исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющий обеспечение функционирования ЕСЭДД;
    2) участник – орган исполнительной власти Республики Карелия;
    3) пользователь – сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого входит ведение документооборота и делопроизводства;
    4) функциональный сотрудник – сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого не входит ведение делопроизводства;
    5) ЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
    6) РКК – регистрационно-контрольная карточка документа.
    Порядок работы в ЕСЭДД
    4. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется однократно. Документы, ранее зарегистрированные в ЕСЭДД, повторно не регистрируются, им присваивается уже существующий номер.
    Передача документов между участниками, а также внутри структурных подразделений участников отражается в реестрах и журнале передачи документов в ЕСЭДД.
    5. Номенклатура дел утверждается каждым участником самостоятельно, обновленные сведения направляются в письменном виде в адрес администратора для внесения изменений в соответствующие справочники системы.
    Функции и обязанности пользователя и функционального сотрудника
    6. В обязанности пользователя входит:
    1) ведение документооборота и делопроизводства;
    2) осуществление выборочной проверки правильности заполнения информационных полей ЕСЭДД функциональными сотрудниками.
    7. Пользователь осуществляет следующие функции:
    1) регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию;
    2) пересылает зарегистрированные входящие и внутренние документы функциональным сотрудникам в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника, внесенным в РКК;
    3) пересылает зарегистрированные исходящие документы;
    4) сканирует и прикрепляет к РКК электронный документ;
    5) вносит проекты поручений (резолюций) руководителя участника в РКК;
    6) вносит поручения (резолюцию) руководителя участника в РКК;
    7) проставляет в РКК отметки о списании оригинала или копии документа «В дело» согласно номенклатуре дел;
    8) при необходимости осуществляет редактирование справочника «Список организаций»;
    9) осуществляет контроль за сроками исполнения поручений (резолюций) руководителя участника.
    8. Функциональный сотрудник осуществляет следующие функции:
    1) принимает к исполнению документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника;
    2) проставляет отметку об исполнении в РКК.
    Пользователи и функциональные сотрудники (далее – сотрудники участника) несут ответственность за правильность и достоверность внесенных ими сведений и изменений в ЕСЭДД.
    9. Каждое рабочее место сотрудника участника подключается к ЕСЭДД на основании письменной заявки участника согласно приложению к настоящему Регламенту.
    На основании письменной заявки администратор организует:
    1) установку программного обеспечения ЕСЭДД на компьютер сотрудника участника;
    2) регистрацию сотрудника участника в базе данных ЕСЭДД;
    3) передачу идентификационных данных (логин и пароль) для доступа в ЕСЭДД.
    10. Сотрудник участника не имеет права передавать свои идентификационные данные другим лицам. Сотрудник участника обязан не реже одного раза в год самостоятельно менять свой пароль.
    В случае утраты пароля или когда пароль стал известен другим лицам, выдача нового пароля производится администратором на основании письменной заявки.
    Изменения в справочники ЕСЭДД вносятся администратором в течение одного рабочего дня со дня поступления уведомления о кадровых изменениях в структурных подразделениях участника.
    Обязанности администратора
    11. В обязанности администратора входит:
    1) настройка ЕСЭДД, формирование и корректировка справочников ЕСЭДД, настройка системных параметров и шаблонов, установление прав доступа сотрудника участника ЕСЭДД, в том числе по отношению к различным видам и группам документов;
    2) просмотр протокола работы пользователей, проверка правильности ввода информации в ЕСЭДД. При выявлении систематических ошибок, допускаемых сотрудниками участника, информация доводится до руководителя участника;
    3) контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного доступа в ЕСЭДД осуществляется администратором совместно со структурным подразделением участника, для которого эти сведения предназначены.
    12. Администратор обеспечивает установку серверной и клиентской частей, необходимого общесистемного программного обеспечения, резервное копирование данных.
    Работа с обращениями граждан
    13. Работа по рассмотрению, учету и анализу обращений граждан в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам рассмотрения обращений граждан.
    14. По итогам формирования гражданином обращения в орган исполнительной власти Республики Карелия путем заполнения соответствующей формы виртуальной приемной на Официальном интернет-портале Республики Карелия (http://gov.karelia.ru/) и его отправки обращению автоматически присваивается имитационный номер, который направляется гражданину по электронной почте. Имитационный номер позволяет заявителю отслеживать ход работы с обращением после его регистрации в ЕСЭДД.
    15. Обращение с Официального интернет-портала Республики Карелия поступает в адрес участника в виде сообщения электронной почты, в котором указывается вся необходимая информация для регистрации обращения в ЕСЭДД, в том числе и имитационный номер.
    16. После регистрации обращения гражданина в ЕСЭДД пользователь направляет информацию о регистрационном номере по адресу электронной почты (при наличии), указанному заявителем.
    Электронный документ в ЕСЭДД
    17. В ЕСЭДД создаются и используются:
    1) документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
    2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
    3) электронные документы, отправляемые и поступающие по защищенной системе межведомственного электронного документооборота от федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, подведомственных государственных унитарных предприятий и государственных учреждений, а также от органов управления государственных внебюджетных фондов.
    18. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати.
    19. Передача электронных документов, подписанных ЭП, между участниками является достаточным условием, позволяющим идентифицировать участника и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
    20. Во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется.
    21. К РКК в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.
    Допустимый формат прикрепляемых файлов:
    1) для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);
    2) для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIFF).
    Описание форматов для передачи электронных образов документов:
    1) Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования – черно-белый, разрешение – 300 dpi;
    2) Tagged Image File Format (TIFF); электронный образ страницы документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300 dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета 1 бит.
    Передача электронных документов в виде файлов других форматов должна согласовываться участниками.
    Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 МБ.
    Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов и форматов прикрепляемых файлов в процессе использования ЕСЭДД, а также своевременное доведение их до участников возлагается на участника, создавшего документ.
    22. Поручения (резолюции) руководителя (участника) по исполнению электронных документов, отчеты об их исполнении вводятся в РКК, заверяются ЭП и являются неотъемлемой частью электронного документа.
    Порядок хранения и уничтожения электронных документов
    23. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
    При составлении номенклатуры дел участник учитывает перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, и указывает в номенклатуре дел, что дело ведется в электронной форме (с отметкой – ЭД).
    24. Электронные документы подлежат хранению в ЕСЭДД в течение сроков, определенных номенклатурой дел участника.
    25. Срок хранения РКК устанавливается номенклатурой дел участника в соответствии со сроками хранения журналов для регистрации документов.
    26. По истечении срока хранения электронных документов РКК подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого руководителем участника.
    Требования к технологическим и программным средствам обеспечения
    27. База данных ЕСЭДД и серверная часть программного обеспечения размещаются на серверах в органе исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющем обеспечение функционирования ЕСЭДД.
    28. Резервное копирование базы данных ЕСЭДД производится не реже чем один раз в сутки.
    Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов один раз в месяц.
    29. В целях защиты информации, размещенной в ЕСЭДД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий участников, позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в ЕСЭДД, фиксирование точного времени и информации о сотруднике участника, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.

Предыдущая статья Предыдущая статья Содержание номера Следующая статья Следующая статья
© Редакция газеты "Карелия", 1998-2011